با ورود و یا ثبت نام وارد انجمن شوید.
X با کلیک روی تبلیغات سایت می‌توانید در تامین بخش بسیار اندکی از هزینه‌های بالای نگهداری این مجموعه با ما سهیم شوید.
 
امتیاز موضوع:
  • 1 رأی - میانگین امتیازات: 4
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
اصول تهیه RFP برای پروژه های فناوری اطلاعات
نویسنده پیام
Armin آفلاین
آرمین کامفیروزی
Administrator
*******

دانشجوی کارشناسی ارشد
مدیریت سیستمهای اطلاعاتی

ارسال‌ها: 628
تاریخ عضویت: مهر ۱۳۸۹
اعتبار: 42
سپاس‌ها: 288
956 سپاس گرفته‌شده در 349 ارسال
ارسال: #1
اصول تهیه RFP برای پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات

اصول تهیه RFP برای پروژه های فناوری اطلاعات

فرنود حسنی

کلمه های کلیدی: پروژه- مدیریت پروژه- فناوری اطلاعات – برنامه ریزی- بودجه - RFP-Request for Proposal

درآمد:

فناوری اطلاعات یک صنعت رو به رشد، پویا و فرا رشته ای است از این رو کاربری رو به رشد آن در رشته ها و شاخه های مختلف علمی و اجرایی غیرقابل اغماض است. با توجه به تغییرات مداوم و حرکت رو به جلو دانش فناوری اطلاعات و ظهور پدیده ها و امکانات جدید قابل استفاده در بخش های مختلف سازمان ها، مدیران باید از توانمندی لازم برای شناسایی تحولات جدید و نحوه استفاده از آنها در جهت افزایش راندمان کاری سازمان آگاه باشند. همانطور که اشاره شد فناوری اطلاعات یک دانش فرارشته ای است و به همین خاطر مدیران با هر تخصصی و در هر سازمانی به هنگام پیاده سازی و بهینه سازی فناوری اطلاعات نیازمند آگاهی پایه ای و دانش تخصصی نسبت به تحولات روز دنیای IT  هستند.

جنبه ترکیبی فناوری اطلاعات با سایر علوم همچون تبلیغات، بازاریابی، مدیریت و... باعث می شود تا برای انطباق و پیاده سازی هر چه بهتر فناوری اطلاعات در یک بخش تخصصی مثل واحد بازاریابی یا آموزش یک سازمان نیازمند مطالعه، برنامه ریزی، و اجرای پروژه های کوتاه مدت و بلند مدت باشیم.

بنابراین مدیران علاوه بر توانایی سطح بالای علمی و اجرایی در زمینه دانش تخصصی مرتبط با بخش یا سازمان خود و اطلاعات مناسب در زمینه فناوری اطلاعات باید از قدرت و توانایی مناسبی برای برنامه ریزی و مدیریت فرایند پیاده سازی و توسعه فناوری اطلاعات برخوردار باشند. با این دیدگاه مدیران دقیقا می دانند که چه چیزی را در چه مکانی، در چه زمانی و با چه کاربردی می خواهند و از این طریق در سرمایه و وقت سازمان صرفه جویی خواهند کرد. برای دستیابی به دیدی کلی، روشن و با منطق آینده نگر لازم است تا تعریف درستی از نیازهای سازمان و برنامه های آتی آن صورت بگیرد و سپس با مکتوب کردن آنها به سازمان ها و شرکت های مختلف ارائه دهنده سرویس ها امکان دهیم تا پیشنهاد های خود را بر اساس نیازهای سازمان تهیه و در اختیار ما قرار دهند.

در واقع این فرایند راهی است برای سفارشی سازی پیشنهاد های ارائه شده برای یک پروژه خاص که از سوی افراد حقیقی و حقوقی مختلف صورت می گیرد. با این کار از تشتت فکری خدمات دهندگان و برداشت های اشتباه از امکانات و نیازهای سازمان جلوگیری می شود. در این مقاله با اصول تهیه یک درخواست طرح پیشنهادی یا همان RFP آشنا خواهیم شد.

مقدمه:

هر ساله پروژه های متعددی در زمینه های مختلف فناوری اطلاعات شکل می گیرد و سازمان های مختلف بر اساس نیازهای حال و آینده خود اقدام به تعریف و پیاده سازی پروژه های مختلفی برای بهینه سازی عملکرد خود می کنند. سازمان ها همیشه هزینه های فراوانی را برای به ثمر رساندن پروژه ها متحمل می شوند و در بسیاری مواقع پروژه ها به دلیل های مختلف همچون ضعف مدیریتی، کمبود پول، از دست رفتن زمان و...به سرانجام مورد انتظار نمی رسند و این یعنی به هدر رفتن سرمایه و زمان سازمان، که می توان علت های مختلفی را برای آن بر شمرد.

پروژه های فناوری اطلاعات به دلیل ماهیت خود از جنبه های نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصی بودن کار و نیاز به برون سپاری پروژه ها بسیار حساس هستند. یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت های سازمان باید بررسی ها و مطالعه های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه ای صورت بگیرد.

در اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، بررسی جایگاه سازمان در بازار و موقعیت آن در برابر رقیبان، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویس های جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویس های قبلی به وسیله آنهاست.

در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستم های موجود برای تطبیق دادن روشها و سیستم های قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم ها و محدودیت های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهیم . برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم ها و برداشت های دوگانه و چند گانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نماید.

RFP چیست؟

اگر تا کنون در پروژه های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده، شاید هم در آگهی های مناقصه یا در روزنامه ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه ای از عبارت سه کلمه ای           Request for Proposal می باشد.

RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه می شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه می شود تا سازمان پیشنهاد ها و راه حل های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی ان بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.

زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا می کند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکت ها کمک می کند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP  روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه می باشد که به شرکت های پیمانکار کمک می کند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرح ها با خبر می سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکت ها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده می شود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد.

هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهاد های دولتی معمولاً چهارچوب هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح های پیشنهادی اعمال می کنند.

شرکت های پیمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی های خود برای تامین نیاز ها و  درخواست های لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه می کنند.

هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.

محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:

  •       خلاصه مدیریتی- خلاصه ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می گذارد.
  •       شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار
  •       تشریح پروژه-  تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه
  •       اطلاعاتی در مورد سازمان
  •       برنامه زمانی پروژه
  •       بودجه
  •       نتایج پروژه

نکته قابل توجه این که شرایط شرکت های کوچک با شرکت ها و سازمان های بزرگ برای تهیه طرح های پیشنهادی تفاوت می کند نوشتن طرح برای یک شرکت کوچک به محض اعلام نیاز بسیار ساده تر از نوشتن طرح برای یک پروژه بزرگ دولتی است و نیاز به مطالعات و بررسی ها و امکان سنجی های گسترده دارد.

یک RFP می تواند در دو صفحه یا در حجم یک کتاب تهیه و منتشر شود نمونه های بسیاری از RFP ها در وب وجود دارد که می توانید با جستجو آنها را بیابید.

از RFP زمانی استفاده می شود که:

1-      بایستی برای ارزیابی و انتخاب یک خدمات دهنده، فرآیندی کارشناسی، منصفانه و رقابتی صورت گیرد.

2-      برای به انجام رساندن نیازهایی معین و جدید در سازمان نیاز به پاسخ هایی متناسب با شرایط زمانی باشد نه راه حل های آماده و در دسترس

3-      قصد داریم با برون سپاری بخشی از فعالیت های سازمان ارتباط کاری مداومی با یک خدمات دهنده داشته باشیم.

تهیه RFP چه مزیت هایی دارد؟

1-      شناخت نیازهای واقعی سازمان و یا بخشی که قرار است پروژه ای در آن انجام شود.

2-      جمع آوری اطلاعات دقیق بر اساس مشکلات واقعی و نیازهای کاربران

3-      دستیابی به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای پروژه

4-      امکان مقایسه شرکت های مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه

5-      کمک به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه

6-      کاهش شکایت های احتمالی مجریان و کارفرمایان

7-      کمک به تنظیم دقیق قرداد

8-      فراهم شدن امکان دریافت پیشنهاد های تکمیلی و راه حلهای جدید برای اجرای بهتر پروژه

9-      افزایش توان مدیر پروژه

دانلود کامل مقاله:

دیدن لینک ها برای شما امکان پذیر نیست. لطفا ثبت نام کنید یا وارد حساب خود شوید تا بتوانید لینک ها را ببینید.

منبع نوشتار:

دیدن لینک ها برای شما امکان پذیر نیست. لطفا ثبت نام کنید یا وارد حساب خود شوید تا بتوانید لینک ها را ببینید.

۱۶ مهر ۱۳۹۱، ۰۹:۳۸ ب.ظ
وب سایت ارسال‌ها پاسخ